Harika bir iş fikriniz var, kendi Startup’unuzu kuruyorsunuz. Ya da terfi ettiniz ve koskoca bir departmanı sizin yönetmenizi/hayata geçirmenizi bekliyorlar. Tebrikler! Gururlu, mutlu ve heyecanlı olmalısınız.
Fakat, bir yandan da, işin pek o kadar kolay olmadığının farkındasınız. İlk günlerin coşkusu dinip, çözülecek sorunlar yumağı ile baş başa kaldığınızda, her gün artan endişeyle beraber, özgüveniniz de sarsılmaya başlıyor.
Sizi çok iyi anlıyorum!
Bütün bunları uzun meslek hayatım boyunca ben de yaşadım. Hem de bir çok defa. Bugün bu tür sorunlarla başa çıkabilmek için detaylı bir yol haritam var. Hepsini anlatmak tek bir yazıya sığmaz. Bu yazımda en kritik bulduğum ilk beş tanesinden bahsedeceğim. Yola bunlarla çıkmalısınz.
1. Prensipleriniz Olmalı
Bu aslında sadece bir şirketi yada departmanı kurarken/yönetirken değil, insanın tüm yaşamı boyunca sahip olması gereken bir değer. Prensipler, bir işletmenin, bir departmanın, yapılan işin ait olduğu yapı her neyse, DNA’sı dır. Çünkü, teknoloji, doğrular, yanlışlar vs. her zaman değişebilir. Fakat prensipler zamana, mekana ve insana göre değişmezler.
Prensiplerinizi belirlerken, her konunun üstünde tek tek durmalı ve uygulanabiliriliğini düşünmelisiniz. Tıpkı DNA gibi, sadece size özel ve özgün düşünerek karar vermelisiniz. Başka coğrafyalarada, başka zaman ve şartlarda yaşayan, belki de başarılarına hayran olduğunuz insanlara ait olan kurallar, eğer tam olarak anlayıp içselleştirmezseniz size uymaz.
Tüm prensipleriniz etik ve teknik konular için ayrı ayrı belirlenip yazılı hale getirilmelidir. Bu anlaşılabilirliği arttırır. Ve elbette tümünün tüm çalışanlar tarafından anlaşılıp, benimsenmesini beklemelisiniz.
2.Çalışma ekibi kurarken insani değerlerlere dikkat edin
Beraber çalışacağınız takım arkadaşlarınızda aramanız gereken insani vasıflar değişmemelidir. İş dünyasında ruhsal olarak olgun (bunun asla yaşla ilgili olmadığını defalarca tecrübe ettim) ve güvenilir insanları bulmak ve onlarla çalışmak denizden inci çıkarmaya benzer. Bu insanlar, bir bilge gibi herkeste saygı uyandırırlar ve kendileri de -kim olursa olsun- herkese karşı son derece saygılıdırlar. Çünkü yaptıkları işi tutkuyla severler. Küçük ayak oyunlarına, yırtıcı kariyer savaşlarına, fırsatçılığa bulaşmazlar. Sadece yaptıkları işi geliştirmekle ilgilidirler.
Yani, Ekip arkadaşlarınızda güvenilirlik, ruhsal olgunluk ve yapılan işe duyulan tutku aramanız gereken temel değerler olmalıdır. İnsanlar kendilerini hiç bilmedikleri mesleki konularda geliştirebilirler, fakat bu bahsettiğim vasıflar insaların yıllar içersinde ve yaşadıkları hayat tecrübesiyle edindikleri kazanımlardır. Ekibinizdeki takım ruhu bu değerlerin varlığı ile kazanılabilir.
3.Stratejik Planınız Olmalı
İşletmelerdeki tüm departmanların stratejik bir yol haritası olmalıdır. Bu planlarda hedefler, bütçe ve beklentiler, zamansal periyodlara göre (yıllık, aylık, haftalık vs) açıkça belirtilmelidir. İşe yönetici yada çalışan alırken, henüz iş görüşmesi sırasında, mutlaka beklentiler ve bütçe hakkında bilgi verilmelidir.
Stratejik Planların her departmana göre ayrı ayrı hazırlanması ve hedeflerin departmanlara göre belirlenmesi, başarının ölçülebilmesi açısından önemlidir. Başarı, üst yöneticilerinize, müşterilerinize veya icra kurulu gibi üst makamIara sunabilmek için ölçülür. Bu, kaldırılamayacak kadar ağır yüklerin altına girilmesini ve bundan doğabilecek maddi ve manevi huzursuzlukları ortadan kaldırır.
Defalarca tecrübe ettiğim gibi, örneğin IT departmanı olarak, size bir hedef verilmediyse başarılı olup olmadığınız ölçülemeyecektir. IT Departmanları, sistemlerde sorun olduğunda önemi anlaşılan bölümlerdir. Her şey yolundayken kimse böyle bir departmandan haberdar değildir. Çünkü, işletmelerde genel olarak hiyerarşi (önem sırası) şu şekildedir:1.Satış/Satınalma, 2.Muhasebe Finans, 3.İdari işler, 4.IT
Bu durumdan kurtulmanın yolu sık sık sorun çıkmasını beklemek ve böylece görünür olmak değildir. Yapılması gereken, inovatif hedefler koymak ve başarıları ölçerek şirket içersinde çok iyi pazarlamaktır.
4. Sık Toplantı Yapın
Bazen gereksiz ve zaman kaybı gibi görünse de, şirket içersinde sık sık toplantı yapmak önemlidir. Hatta bu toplantılar, günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak, önceden belirlenmiş tarihlerde yapılmalıdır. Toplantıların sıklığı, toplantı gündemini sadece üst kademelerden bir kaç yöneticinin değil, tüm çalışanların belirleyebilmesine olanak tanır. Çünkü, her hafta ya da hergün “Satışların Düşmesi” diye gündem konusu belirlenemez. Her çalışanın meselesini tartışmaya açmaya hakkı vardır. Bu, çalışanlar ve ekipler arasındaki iletişimi geliştirir, fikir alışverişine akıcılık kazandırır ve takım ruhunu pekiştirir.
Rutin toplantıların dışında önem vermeniz gereken başka bir toplantı türü daha var. Diyelim ki, işletme içinde genel yada departmanlar ölçeğinde önemli bir yapısal proje yapılacak. Yeni sistemi kullanacak olan veya paydaşı olan kişiler mutlaka seslerinin duyulmasını isteyeceklerdir. Sadece onların fikirlerinin dinlenip tartışıldığı, o kişilerin kendilerini özel hissederek ikna oldukları toplantılar yapmalısınız. Bu size ve departmanınıza şirket içersinde puan kazandırır.
5.Bütçenizi Stratejik Planlayın
İşletmenizin veya departmanınızın yaptığı harcamalar ya CAPEX’e ve ya da OPEX’e dahildir. CAPEX yani Capital Expenditures, işiniz için yaptığınız yatırım harcamalarını ifade eder. Örneğin,İşinizi kurarken aldığınız sunucular, bilgisayarlar, araçlar, fotokopi makinası, mobilya vs.bu sınıfa girer. Yatırım amaçlı yapılan ve operasyonel olanlara göre daha büyük bütçeli harcamalar olan bu kalem giderler, uzun vadede kar etmeye odaklıdır.
OPEX (Operational Expenditure) ise operasyonel işletme harcamalarıdır. Daha küçük bütçeli ve daha kısa vadeli kar etmeye odaklıdır. Kırtasiye giderleri, kiralanan sunucular, pazarlama ve reklam giderleri, kiralanan arabalar, yakıt harcamaları vs. bu tip harcamalara girer.
Kulağa oldukça basitmiş gibi gelse de bu iki kalemin çok düşünülerek ve vizyonerce planlanması gerekir. Yapacağınız herhangi bir harcamanın CAPEX’e mi, OPEX’e mi ait olacağına iyi karar vermeniz gerekir.
Bu ikisi dışında, departmanınız yada işletmeniz için, genel bütçe içinde, ne CAPEX’e ne de OPEX’e dahil olan “örtülü ödenek” benzeri bir para kaynağına sahip olmanız, geliştireceğiniz projeler içinde daha esnek ve yaratıcı düşünebilmenize olanak sağlar. İşletme sahibiyseniz bunu tüm departmanlar için önceden düşünmeli, departman yöneticisiyseniz bunu genel müdürünüzden talep etmelisiniz.
Sonuç
Bir şirket ya da bir departman yönetmekle ilgili tecrübe ve tavsiyelerimi paylaşmaya devam edeceğim. Ancak şunu söylemeden yazımı bitirmek istemiyorum: İş hayatında üzerimize aldığımız sorumluluk arttıkça, sorunları çözerken, bazen sadece teknik çözümleri deniyoruz. Oysa, çalışma arkadaşlarımızın da bizimle aynı gemide olduğunu kendimize hatırlatmamız ve geminin kaptanı olarak, denizde yol alırken, başarı kadar huzur ve uyumu sağlamaya da odaklanmamız gerekiyor.